Sécurité événementielle

Pour les agences
qui staffent gros et vite.

Festivals, concerts, salons, manifestations sportives : vous mobilisez 30, 80, 200 agents pour 48 heures. Victor staffe vite, brieffe clair, facture dans la foulée.

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Le quotidien

Les défis qu'on connaît tous.

Staffer 80 agents pour ce week-end

Le client confirme jeudi. Vous avez 24h pour trouver des agents disponibles, habilités, géographiquement compatibles. Vous appelez tout le monde un par un.

Le brief n'arrive jamais à tout le monde

Vous envoyez les consignes par WhatsApp. La moitié des agents ne lit pas. Le jour J, vous expliquez 12 fois la même chose.

Les extras et renforts plombent la marge

Un agent ne se présente pas, vous payez un extra à 35 € de l'heure. Au final, votre marge prévisionnelle est divisée par deux et vous ne le saviez pas.

Facturer l'événement avant la fin du mois

L'événement est fini lundi, vous reconstituez les heures réelles, vous facturez 3 semaines plus tard. Trésorerie : tendue.

Comment Victor répond

Concrètement, voici ce que ça change.

Staffing rapide à gros volume

Créez un événement, indiquez vos besoins (postes, qualifs, créneaux), Victor matche tous les agents disponibles, habilités et géolocalisés à proximité. Vous staffez en quelques minutes ce qui prenait un après-midi.

Recherche multi-critères (disponibilité, qualif, ville, distance)
Diffusion d'appels à candidatures en masse (push + SMS)
Validation au fil de l'eau, vue d'ensemble du staffing
Liste d'attente automatique en cas de désistement

Briefings de poste opposables

Chaque poste a son brief : plan, consignes, contact donneur d'ordre, photos repères. L'agent doit valider la lecture pour pointer. Vous savez qui a vu quoi.

Briefs par poste avec PJ (plan, fiche client)
Validation de lecture horodatée (preuve)
Push de modification last-minute (changement de tenue, météo…)
Brief intégré à la fiche de mission agent

Pilotage de marge en direct

Pour chaque événement, vous voyez le prévisionnel, le réel, l'écart, la marge. Victor distingue heures planifiées, effectuées, payées agent, facturables client. Plus de marge évaporée.

Marge prévisionnelle vs réelle par événement
Coût agent chargé (CCN + primes + transport)
Alerte si un événement vire au rouge en cours
Tableau de bord saisonnalité et rentabilité historique

Facturation dès le démontage

Les heures réelles remontent du terrain dans la facture. Le lundi matin, vous facturez l'événement de samedi. Trésorerie : confortable.

Heures réelles = pointages géolocalisés (opposables)
Factures multi-postes, multi-périodes, multi-sites
Conformité anti-fraude TVA + facturation électronique 2026-2027
Relances automatiques sans intervention manuelle

Comment ça marche

De la mise en route au quotidien.

Vous créez l'événement
Vous renseignez la mission (lieu, dates, créneaux, postes) et le besoin en renforts. Victor sait combien d'agents trouver et avec quelles qualifications.
Vous affectez vite à gros volume
Victor matche les agents disponibles, habilités et proches, extras compris. Vous validez en masse ce qui prenait un après-midi de coups de fil.
Brief et pointage le jour J
Chaque agent lit son brief de poste et valide avant de pointer. Sur le terrain, les pointages géolocalisés remontent les heures réelles en direct.
Facturation au réel
Une fois l'événement terminé, les heures effectivement réalisées alimentent la facture. Vous facturez juste, sans ressaisie, dès le démontage.

« Avant Victor, staffer un festival de 3 000 personnes me prenait deux jours pleins de coups de fil. Aujourd'hui, je lance un appel à candidatures à 17h, j'ai 60 agents validés à 21h. »

À venir · Dirigeant agence pilote événementiel

Témoignage à venir, agence pilote en cours de signature.

Questions fréquentes

On fait des festivals à plusieurs centaines d'agents. Victor tient la charge ?: Oui. Victor est conçu pour des agences gérant jusqu'à plusieurs milliers d'agents. Le staffing par recherche multi-critères est instantané, même sur de gros volumes.
Peut-on intégrer des sous-traitants au planning ?: Oui. Vous gérez vos sous-traitants comme des équipes externes, avec leurs propres agents, leurs propres taux, leurs propres conventions. Victor consolide la marge globale.
Les agents extras non salariés permanents, on les gère comment ?: Avec un statut « extra » dédié. Ils n'apparaissent dans le planning que sur les missions où vous les avez sollicités. Pas de coût mensuel récurrent pour des agents qu'on ne mobilise qu'occasionnellement.
Le brief est-il dans l'app agent ?: Oui, intégré à la mission. L'agent ouvre sa fiche de poste, lit le brief, valide. Tant qu'il n'a pas validé, il ne peut pas pointer. Vous avez la preuve.
Combien ça coûte pour une agence événementiel à 50 agents permanents + extras ?: 99 € HT/mois (2 admins + 10 agents inclus) + 40 agents permanents à 2 €/mois = 179 € HT/mois. Les extras non permanents ne sont pas comptés tant qu'ils ne sont pas créés en agents gérés. Voir tarifs.
On a deux festivals l'été et c'est calme l'hiver. On paie pour rien hors saison ?: Non. Vous facturez selon les agents réellement gérés. En basse saison, vous archivez les agents que vous ne mobilisez pas et la note baisse en conséquence. Vous les réactivez en un clic pour la saison suivante.
Nos données et celles de nos clients, elles sont hébergées où ?: En France, chez un hébergeur français. Vos plannings, vos pointages et les informations de vos donneurs d'ordre restent sur le territoire, sans transfert hors Union européenne.
On utilise déjà un autre outil. La bascule, ça prend combien de temps ?: On vous accompagne sur la reprise de vos agents, qualifications et clients. Pas d'engagement de durée : vous pouvez tester sur un événement avant de basculer toute l'activité.